Panduan Pendaftaran UBAYA 2021 - 2022

Untuk masuk kedalam sistem pendaftaran online buka web browser yang telah terinstall di komputer. Browser yang dapat digunakan adalah Mozilla Firefox 4.0+, Google Chrome 10+ maupun Safari 5+. Setelah itu masukkan alamat web pendaftaran online UBAYA (https://daftar.ubaya.ac.id/) pada address bar web browser yang digunakan seperti yang terlihat pada gambar 1.1.

Gambar 1.1 Tampilan Awal Halaman Pendaftaran Mahasiswa Baru UBAYA

Top menu merupakan sekumpulan menu yang berhubungan dengan seluruh link dan informasi - informasi yang ada di situs Universitas Surabaya (UBAYA), diantaranya :

Links merupakan sekumpulan menu yang dapat dipilih oleh user yang berisi informasi - informasi yang berkaitan dengan pendaftaran mahasiswa baru di UBAYA, diantaranya :

Agar dapat login kedalam sistem pendaftaran UBAYA, pendaftar diwajibkan untuk memasukkan user ID dan password yang telah didaftarkan sewaktu pendaftar pertama kali melakukan proses pendaftaran. Setelah memasukkan user ID dan password, pendaftar juga diminta untuk memasukkan kode security untuk memvalidasi data, seperti yang terlihat pada gambar 2.1.

Gambar 2.1 Tampilan form login ke sistem pendaftaran UBAYA

Jika pendaftar lupa password yang digunakan untuk login, tekan link “Lupa Password” yang terletak dibagian bawah form login, seperti yang terlihat pada gambar 2.1. Lalu akan muncul form yang harus diisikan oleh pendaftar untuk memperoleh password baru yang dapat digunakan untuk login kedalam sistem pendaftaran, seperti yang terlihat pada gambar 2.2.

Gambar 2.2 Tampilan form konfirmasi lupa password

Jalur pendaftaran yang dibuka oleh UBAYA terdiri atas 2 (dua) jenis, yaitu : Jalur Prestasi atau Jalur Penelusuran Minat dan Kemampuan (JPMK) yang biasa disebut jalur tanpa tes; dan Jalur Umum atau yang biasa disebut jalur tes. Pastikan email yang digunakan untuk mendaftar adalah email yang masih aktif, dan nomor telepon maupun handphone yang didaftarkan adalah nomor yang dapat dihubungi.

Jalur Prestasi atau Jalur Penelusuran Minat dan Kemampuan (JPMK) adalah proses penerimaan mahasiswa baru Universitas Surabaya yang didasarkan dari prestasi akademik siswa-siswi selama berada di SMA dan dapat diterima tanpa tes jika memenuhi persyaratan yang berlaku. Sementara itu siswa yang mempunyai prestasi dibidang olahraga dapat menghubungi klub olahraganya untuk mendaftarkan diri sebagai calon mahasiswa Ubaya melalui Jalur Prestasi Olahraga. Prosedur Pendaftaran Online : Mengisi formulir pendaftaran online. Melunasi biaya pendaftaran sesuai nominal pada email yang dikirimkan atau jika telah memiliki no PIN cukup gunakan No Pendaftar dan Pin yang telah dimiliki Mengirimkan fotocopy nilai rapor SMA yang telah dilegalisir pihak sekolah.

Gambar 3.1 menunjukkan tampilan halaman web pendaftaran mahasiswa baru UBAYA yang membuka 3 batch (periode) pendaftaran JPMK.

Gambar 3.1 Tampilan halaman pendaftaran mahasiswa baru UBAYA JPMK

Cara mendaftar di JPMK UBAYA

No	Proses Pendaftaran
1	Pilih periode pendaftaran JPMK yang dibuka (tampak pada pilihan periode pendaftaran JPMK), lalu untuk mendaftar di periode yang diinginkan, klik 1 (satu) kali pada kata daftar yang terletak di sisi kanan periode pendaftaran yang dibuka. Perhatikan batas akhir pendaftaran periode JPMK yang dibuka, karena begitu tanggal batas akhir pendaftaran terlewati, maka siswa - siswi tidak dapat lagi mendaftar di periode pendaftaran yang telah ditutup. Gambar 3.2 menunjukkan tampilan pendaftaran JPMK dengan 3 (tiga) periode pendaftaran yang dibuka. Gambar 3.2 Pendaftaran JPMK dengan 3 (tiga) batch pendaftaran
2	Setelah mengklik tulisan daftar pada periode pendaftaran yang dipilih, maka akan terbuka sebuah halaman baru yang menampilkan form pendaftaran yang harus diisikan oleh siswa - siswi yang akan mendaftar, seperti yang ditunjukkan pada gambar 3.3. Gambar 3.3 Tampilan form pendaftaran mahasiswa baru UBAYA Pada pendaftaran JPMK, ada 7 (tujuh) kelompok data yang harus dilengkapi oleh siswa - siswi yang berniat mendaftar. Data - data yang perlu dilengkapi adalah : data korespondensi, data personal, data pendaftaran, data sumbangan sukarela, data akademik siswa - siswi, data pembayaran, dan data keamanan.
3	Data korespondensi merupakan data yang digunakan untuk login kedalam sistem pendaftaran UBAYA, dan akan digunakan oleh UBAYA untuk mengirimkan seluruh informasi pendaftaran online kepada pendaftar. Data korespondensi terdiri atas 3 (tiga) data, yaitu : user ID, password, dan email; seperti yang terlihat pada gambar 3.4. User ID dan password akan digunakan untuk login kedalam sistem pendaftaran online untuk melakukan pengecekan terhadap status pendaftaran yang telah dilakukan. Sedangkan data email pendaftar, akan kami gunakan untuk mengirimkan seluruh informasi pendaftaran online. Jika ingin mendaftar di lebih dari 1 (satu) jalur pendaftaran atau periode; data korespondensi yang digunakan adalah data yang telah didaftarkan pertama kali. Gambar 3.4 Data korespondensi yang wajib diisi oleh pendaftar
4	Data personal diperlukan sebagai data pendaftaran di UBAYA. Data personal yang dibutuhkan untuk pendaftaran di UBAYA adalah : nama pendaftar, alamat pendaftar (tanpa kota), kota tempat tinggal pendaftar, gender, telepon rumah, nomor handphone, kota SMA, nama SMA, penjurusan bidang studi di sekolah, tahun lulus, nama orang tua, pekerjaan orang tua, dan pendidikan terakhir orang tua. Gambar 3.5 menunjukkan tampilan data personal yang harus dilengkapi oleh pendaftar. Gambar 3.5 Data personal yang wajib diisi oleh pendaftar Khusus bagi pendaftar yang ingin mendaftar di JPMK, tahun lulusnya harus sama dengan tahun pada saat melakukan pendaftaran di UBAYA. Contoh : jika pendaftar akan melakukan pendaftaran JPMK di tahun akademik 2013 - 2014, maka pendaftar tersebut harus lulus pada tahun 2013.
5	Data pendaftaran menyediakan informasi mengenai periode pendaftaran yang telah dipilih, jalur penerimaan (JPMK atau UMUM), dan program studi yang dipilih oleh pendaftar pada periode pendaftaran tersebut. Setiap pendaftar dapat memilih hingga 2 (dua) program studi pada suatu periode pendaftaran. Program studi pilihan I wajib diisi oleh setiap pendaftar. Gambar 3.6 menunjukkan tampilan data pendaftaran yang wajib diisi oleh setiap pendaftar. Gambar 3.6 Tampilan data pendaftaran JPMK
6	Data sumbangan sukarela ditujukan untuk meningkatkan pemberian beasiswa bagi mahasiswa UBAYA, dan memerlukan dukungan dari orang tua siswa yang mampu dan dengan sukarela bersedia menyisihkan dana (Tidak Wajib). Uang sumbangan sukarela yang diberikan tidak termasuk jumlah nominal USP yang harus dibayarkan. Selain itu, jumlah nominal yang akan disumbangkan memiliki nilai minimum. Gambar 3.7 menampilkan contoh tampilan data sumbangan sukarela yang dapat diberikan oleh orang tua siswa - siswi. Gambar 3.7 Tampilan data sumbangan sukarela
7	Data akademik menunjukkan kumpulan nilai rapor Matematika dan Bahasa Inggris siswa - siswi selama menempuh studi di tingkat SMA. Untuk pendaftar di jalur JPMK, data akademik wajib diisi. Gambar 3.8 menunjukkan tampilan data akademik yang wajib diisi oleh pendaftar jalur JPMK batch 3. Gambar 3.8 Tampilan data akademik yang wajib diisi pada JPMK batch 3 Jika pendaftar mendaftar pada jalur tanpa tes (JPMK) batch 1, maka data akademik yang wajib diisi adalah data nilai rapor matematika dan bahasa inggris pada semester gasal (I) dan genap (II) serta nilai SKM untuk kelas X dan kelas XI. Jika pendaftar mendaftar pada JPMK batch 2, maka pendaftar juga harus mengisikan data nilai rapor di semester gasal (I) untuk kelas XII. Jika pendaftar mendaftar pada JPMK batch 3, maka pendaftar juga harus mengisikan data nilai rapor di semester genap (II) untuk kelas XII. Pastikan informasi nilai yang diisikan adalah benar. Jika data yang diisikan tidak dapat dibuktikan kebenarannya, maka penerimaan Anda di UBAYA akan dibatalkan dan seluruh pembayaran yang telah dilakukan tidak dapat dikembalikan.
8	Data pembayaran menunjukkan cara pembayaran yang akan digunakan untuk pendaftar untuk melakukan pendaftaran di UBAYA. Metode pembayaran yang diterima ada 2 (dua), yaitu : dengan melakukan transfer sejumlah nominal ke account bank yang akan dikirimkan ke alamat email yang digunakan untuk mendaftar di UBAYA, atau dengan mengisikan data nomor TPA dan PIN yang tertera pada Prospective Student ID Card yang telah dibeli. Tampilan data pembayaran dapat dilihat pada gambar 3.9. Gambar 3.9 Metode pembayaran yang diterima untuk mendaftar di UBAYA Klik disini untuk melihat panduan pembayaran
9	Data keamanan akan digunakan untuk mem-validasi proses pendaftaran yang dilakukan pendaftar. Silahkan masukkan “Kode Security” kedalam kotak isian yang telah disediakan, seperti yang terlihat pada gambar 3.10. Gambar 3.10 Tampilan data keamanan
10	Setelah seluruh data telah diisikan, tekan tombol “Kirimkan Data Pendaftaran” untuk menyimpan data pendaftaran yang telah anda lakukan.
11	Setelah data pendaftaran tersimpan, maka pendaftar akan menerima email dari UBAYA yang menunjukkan langkah - langkah pendaftaran selanjutnya yang harus dilakukan. Jika pendaftar memilih cara bayar secara transfer, dalam email tersebut akan terdapat jumlah nominal yang harus ditransfer dan juga nomor rekening tujuan transfer biaya pendaftaran. Klik disini untuk melihat panduan pembayaran

Jalur Tes atau Jalur Umum adalah proses penerimaan mahasiswa baru Universitas Surabaya yang didasarkan dari hasil Tes Potensi Akademik (TPA). Tes Potensi Akademik (TPA) bertujuan untuk mengetahui potensi dasar siswa di bidang akademik sehingga soal-soal yang diberikan lebih dititikberatkan pada kemampuan berpikir logis dan bukan pada substansi keilmuan. Prosedur Pendaftaran Online : Mengisi formulir pendaftaran online. Melunasi biaya pendaftaran sesuai nominal pada email yang dikirimkan atau jika telah memiliki no PIN cukup gunakan No Pendaftar dan Pin yang telah dimiliki Mengikuti Tes Potensi Akademik (TPA) di tempat - tempat tes yang telah ditentukan.

Gambar 3.11 menunjukkan tampilan halaman web pendaftaran mahasiswa baru UBAYA yang membuka 1 batch (periode) pendaftaran jalur umum.

Gambar 3.11 Halaman pendaftaran UBAYA dengan 1 periode pendaftaran jalur umum

Cara mendaftar di jalur umum UBAYA

No	Proses Pendaftaran
1	Pilih periode pendaftaran jalur umum yang dibuka (tampak pada pilihan periode pendaftaran jalur umum), lalu untuk mendaftar di periode yang diinginkan, klik 1 (satu) kali pada kata daftar yang terletak di sisi kanan periode pendaftaran yang dibuka. Perhatikan batas akhir pendaftaran periode jalur umum yang dibuka, karena begitu tanggal batas akhir pendaftaran terlewati, maka siswa - siswi tidak dapat lagi mendaftar di periode pendaftaran yang telah ditutup. Gambar 3.12 menunjukkan tampilan pendaftaran jalur umum dengan 1 (satu) periode pendaftaran yang dibuka. Gambar 3.12 Pendaftaran jalur umum dengan 1 (satu) batch pendaftaran
2	Setelah mengklik tulisan daftar pada periode pendaftaran yang dipilih, maka akan terbuka sebuah halaman baru yang menampilkan form pendaftaran yang harus diisikan oleh siswa - siswi yang akan mendaftar, seperti yang ditunjukkan pada gambar 3.13. Gambar 3.13 Tampilan form pendaftaran mahasiswa baru UBAYA Pada pendaftaran jalur umum, ada 6 (enam) kelompok data yang harus dilengkapi oleh siswa - siswi yang berniat mendaftar, dimana hampir seluruh kelompok data tersebut memiliki fungsi yang sama seperti kelompok data untuk pendaftaran JPMK. Data - data yang perlu dilengkapi adalah : data korespondensi, data personal, data pendaftaran, data sumbangan sukarela, data pembayaran, dan data keamanan.
3	Untuk seluruh isian data korespondensi, data personal, data sumbangan sukarela, data pembayaran, dan data keamanan memiliki fungsi yang sama seperti pada pendaftaran JPMK. Aturan pengisiannya juga sama seperti pengisian kelompok data yang bersangkutan pada pendaftaran JPMK.
4	Sedangkan pada isian data pendaftaran jalur umum, selain harus mengisi program studi yang diinginkan, pendaftar juga diharuskan untuk memilih tempat untuk mengikuti Tes Potensi Akademik (TPA). Pendaftar dapat mengikuti TPA di UBAYA, ataupun pada tempat - tempat yang telah ditunjuk oleh UBAYA untuk mengadakan TPA. Gambar 3.14 menunjukkan isian data pendaftaran yang harus dilengkapi oleh pendaftar di jalur umum. Gambar 3.14 Tampilan data pendaftaran jalur umum
5	Setelah seluruh data telah diisikan, tekan tombol “Kirimkan Data Pendaftaran” untuk menyimpan data pendaftaran yang telah anda lakukan.
6	Setelah data pendaftaran tersimpan, maka pendaftar akan menerima email dari UBAYA yang menunjukkan langkah - langkah pendaftaran selanjutnya yang harus dilakukan. Jika pendaftar memilih cara bayar secara transfer, dalam email tersebut akan terdapat jumlah nominal yang harus ditransfer dan juga nomor rekening tujuan transfer biaya pendaftaran. Klik disini untuk melihat panduan pembayaran

Untuk dapat mengubah biodata, pertama - tama pendaftar diharuskan untuk login ke sistem pendaftaran UBAYA terlebih dahulu. Setelah itu tekan link untuk ubah pendaftaran, seperti yang terlihat pada gambar 4.1.

Gambar 4.1 Tampilan menu setelah pendaftar login kedalam sistem

Cara mengubah biodata

Bagi pendaftar yang ingin mengubah data biodata pendaftarannya, setelah meng-klik link ubah biodata, maka akan muncul form biodata seperti yang terlihat pada gambar 4.2.

Gambar 4.2 Form ubah biodata

Lengkapi dan ubah isian biodata anda, setelah selesai, silahkan menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan seluruh perubahan pada data biodata pendaftaran anda. Untuk membatalkan perubahan yang telah dibuat, tekan tombol “Batal”.

Untuk dapat mengubah password, pertama - tama pendaftar diharuskan untuk login ke sistem pendaftaran UBAYA terlebih dahulu. Setelah itu tekan link untuk ubah password, seperti yang terlihat pada gambar 4.1. Setelah menekan link ubah password, maka akan muncul tampilan form ubah password seperti pada gambar 5.1. Silahkan masukkan password lama dan password baru anda kedalam isian yang terdapat di form ubah password. Untuk menyimpan password baru anda, tekan tombol “Simpan”, sedangkan untuk membatalkannya tekan tombol “Batal”.

Gambar 5.1 Form ubah password

Setelah melakukan pendaftaran, pendaftar dapat memeriksa status pendaftarannya melalui link menu “Cek Status Pendaftaran” seperti yang terlihat pada gambar 4.1. Setelah pendaftar meng-klik link cek status pendaftaran, maka akan terlihat daftar proses pendaftaran yang telah anda lakukan untuk setiap jalur dan periode pendaftarannya. Gambar 6.1 menunjukkan tampilan halaman yang muncul setelah link cek status pendaftaran ditekan.

Gambar 6.1 Tampilan halaman daftar proses pendaftaran

Selain untuk menampilkan data pendaftaran yang telah dilakukan, pada halaman ini pendaftar juga dapat mengunduh 2 (dua) berkas file pendaftaran, yaitu : Panduan Pendaftaran Universitas Surabaya, dan Profile Universitas Surabaya. Kedua berkas file pendaftaran ini memiliki format file PDF (*.pdf), yang dapat dibuka dengan menggunakan program Adobe Acrobat Reader. Untuk mengunduh file tersebut, pendaftar cukup menekan link tombol “download” yang terletak di sisi paling kanan dari nama berkas yang diinginkan.

Untuk memeriksa status pendaftaran dari masing - masing periode pendaftaran yang telah dilakukan, tekan link tombol “Detail” yang terletak di sebelah kanan dari periode pendaftaran yang ingin dilihat. Gambar 6.2 merupakan contoh tampilan proses pendaftaran setelah link detail ditekan.

Gambar 6.2 Contoh halaman proses status pendaftaran

Setelah pendaftar melakukan transfer biaya pendaftaran, pendaftar harus menunggu hasil penetapan kategori beserta jumlah nominal USP yang harus dibayarkan terlebih dahulu sebelum dapat memilih jurusan. Untuk pendaftar JPMK, penetapan kategori dan nominal USP berdasarkan pada nilai akademik pendaftar (sesuai dengan periode pendaftarannya) selama SMA. Sedangkan bagi pendaftar jalur umum, kategori dan nominal USP bergantung pada hasil TPA yang diikuti.

Setelah kategori USP telah ditentukan, maka pendaftar dapat memilih jurusan; seperti yang terlihat pada gambar 6.3.

Tampilan status pendaftaran (pilih jurusan)

Untuk memilih jurusan, tekan link tombol “isi form dibawah ini” sehingga muncul form pilih jurusan seperti yang terlihat pada gambar 6.4. Pada form konfirmasi jurusan, pendaftar dapat melihat kategori penerimaan USP yang diperoleh sesuai dengan jurusan yang didaftarkan. Pendaftar hanya dapat memilih 1 (satu) jurusan. Setelah pendaftar memilih jurusan yang diinginkan, tekan tombol “Pilih Jurusan” untuk mengkonfirmasi jurusan yang dipilih selama menjalani kuliah di UBAYA.

Gambar 6.4 Form konfirmasi jurusan

Setelah memilih jurusan, pendaftar diwajibkan untuk membayar nominal USP dengan jumlah yang telah ditentukan sesuai dengan jurusan yang telah dipilih sebelumnya. Gambar 6.5 menunjukkan contoh sejumlah uang yang harus dibayarkan pendaftar yang memilih jurusan I.B.N. Cicilan USP harus dibayarkan oleh pendaftar sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran cicilan agar tidak terkena denda ke rekening virtual account yang diperoleh pendaftar.

Klik disini untuk melihat panduan pembayaran

Gambar 6.5 Tampilan transfer cicilan USP

Khusus pendaftar JPMK, setelah melakukan transfer cicilan USP 1, pendaftar akan diminta untuk mengirimkan berkas - berkas pendaftaran yang dibutuhkan untuk proses administrasi selanjutnya, seperti yang tampak pada gambar 6.6. Daftar berkas pendaftaran yang dibutuhkan antara lain:

Gambar 6.6 Tampilan proses pengiriman berkas pendaftaran

Gambar 6.7 Daftar berkas pendaftaran yang perlu dikirim

Setelah seluruh proses pendaftaran telah selesai, pendaftar hanya perlu menunggu untuk mendapatkan nomor induk mahasiswa (NRP) dan melakukan Daftar Ulang II di kampus UBAYA Tenggilis sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Pendaftar dapat melakukan lebih dari 1 (satu) kali pendaftaran, di setiap periode jalur pendaftaran yang dibuka UBAYA. Hanya saja untuk sebuah jalur pendaftaran, sebuah account hanya dapat mendaftar sekali saja.